معرفی دوره داشبردسازی با اکسل

آیا می‌خواهید از داده‌های خود بیشترین استفاده را ببرید و به تصمیم‌گیری‌های خود سرعت ببخشید؟

دوره “داشبوردسازی با اکسل” به شما این امکان را می‌دهد که با یادگیری تکنیک‌های پیشرفته، داده‌ها را به اطلاعات بصری و قابل فهم تبدیل کنید. پس از گذراندن مقدماتی در اکسل و فرمول نویسی، به دنیای جذاب داشبوردهای تعاملی پا می‌گذارید.

 

داشبرد چیست؟

داشبرد یک صفحه نمایش تصویری از تحلیل داده‌های کسب وکارها می‌باشد که در اکسل (و حتی در پلتفرم‌های دیگر مثل پاوری بی‌آی) ساخته می‌شود.

داده چیست؟

در هر کسب و کاری فعالیت‌هایی (مثل استخدام، پرداخت حقوق و دستمزد، فروش، بازاریابی، تعمیرات، انبارداری و …) صورت می‌گیرد که منجر به تولید یک سری اعداد و ارقام می‌شود که به این اعداد و ارقام داده می‌گویند.

 

داشبرد داده را مصور می‌کند!

به تصویر نگاه کنید. برداشت شما چیست؟ اگر تصویر نبود چند کلمه نیاز بود تا همین برداشت را بکنید! بله! ارزش یک تصویر هزاران برابر کلمات است و به همین دلیل است داده‌ها را مصور می‌کنیم.

 

داشبرد خودرو

دمای موتور توسط سنسوری اندازه گیری می‌شود. عددی به دست می‌آید. این عدد به خودی خود گویا نیست. پس روی یک گِیج به تصویر کشیده می‌شود تا فهمش راحتتر شود.

 

دو مثال برای فهم اهمیت تحلیل داده (داشبرد)

1. تحلیلگران زودتر باخبر می‌شوند

شرکت Target در تحلیل داده‌های یک فروشگاه متوجه حامله بودن یک خانم شد. این در حالی بود که حتی خانواده وی از این ماجرا بی‌خبر بودند. این قدرت تحلیل داده است که قبل از اینکه دیگران بفهمند تحلیل‌گران فهمیده‌اند.

2. تئوریِ “حادثه خبر می‌کند”

مدل هنریچ بیان می‌کند قبل از اینکه یک حادثه ناگوار رخ بدهد، 300 بار به‌خیر می‌گذرد، 29 بار حادثه جزئی رخ می‌دهد که اگر این هشدارها را نبینیم یا تحلیل نکنیم قطعاً حادثه ناگوار سراغمان خواهد  آمد و ما همچان خواهیم گفت” حادثه که خبر نمی‌کند” در حالی که 329 بار هشدار داده بود!

 

 

اهمیت داشبرد در کسب و کارها

صاحبین کسب و کار باید به سرعت و با دقت تصمیم بگیرند.

مدیری را فرض کنید که در یک معامله بزرگ تجاری قصد شرکت کردن دارد  در این حین برایش سوالی پیش می‌آید! آیا سود امسال به قدری خواهد بود که از پس این معامله برآیم!

از کارمندانش گزارش می‌خواهد! آنها نیز در یک فایل اکسل با 100 هزار ردیف داده به او گزارش می‌دهند!

مالک کسب و کار نه وقت کافی دارد نه توانایی تحلیل این حجم از دیتا را!

دو راه دارد، یا ریسک نکند و معامله را فسخ کند و یا چشم بسته بدون اینکه از وضعیت شرکت آگاهی داشته باشد، معامله با ریسک غیرمنطقی بکند!

هر کدام از تصمیم‌های فوق پتانسیل نابودی سازمان را دارد.

و حال اگر کارمند بجای فایل 100 هزار ردیفی اکسل، یک داشبرد یک صفحه‌ای ارسال کرده بود قطعاً سازمان در چنین منجلابی گیر نمی‌کرد.

 

طراحی داشبرد تاثیرگذار در 5 گام

 

گام اول: تعیین هدف

در اولین گام داشبردسازی باید هدف اصلی را تا جایی که می‌توانیم دقیق و قابل اندازه‌گیری تعیین کنیم!

مثلاً هدف می‌تواند تحلیل وضعیت فروش شرکت در فصل بهار سال 1403 باشد.

اهداف جزئی را دقیق‌تر باید تعیین کنیم! که به این‌ها شاخص‌های کلیدی (KPI) گفته می‌شود.

شاخص‌های کلیدی برای مثال بالا:

˜میانگین فروش ماهیانه  ˜ جمع کل فروش فصل  ˜ بیشترین کالای فروخته شده

˜ بهترین مشتریان  ˜ بهترین فروشندگان  ˜ بهترین شعبه فروش

در مثال خودرو، دمای موتور یک شاخص کلیدی هست که توسط گیج (عقربه) به تصویر کشیده می‌شود.

پس در داشبرد خودرو فقط شاخص‌های مهم نمایش داده می‌شود نه همه چیز!

 

گام دوم: آماده‌سازی داده‌ها

در این مرحله داده‌ها را تحویل می‌گیریم.

ممکن است داده‌ها در دیتابیس‌های (محل ذخیره داده‌ها) محتلف قرار داشته باشند مثل اکسل، اکسس، SQL، PDF  و …

پس از اینکه مطمئن شدیم تمام دیتابیس‌ها در اختیارمان قرار گرفته است تمام اینها را به کمک Powe Query (ابزاری در اکسل) پاکسازی می‌کنیم.

پاورکوئری داده‌های غیراستاندارد را به دیتاسِت استاندارد تبدیل می‌کند به نحوی که بشود از آن گزارش گرفت.

گام سوم: تحلیل داده‌ها

داده‌های استاندارد را از پاورکوئری به شیت اکسل منتقل کرده‌ایم.

در این مرحله اگر کل داده‌های ما یک Table باشند در اینصورت به کمک فرمول‌نویسی اکسل و پیوت تیبل تحلیل دیتا را شروع می‌کنیم. اما اگر چندین Table مجزا داشتیم باید به کمک Relationها و Power Pivot تحلیل را انجام دهیم.

اصلاً تحلیل چیست؟ ساده بگویم؛ محاسبه KPIها از روی داده‌ها را می‌گویند تحلیل. مثلاً از داده‌های فروش یک پیوت‌تیبل بگیریم و میانگین فروش (یک KPI) را محاسبه کنیم.

خروجی این گام، KPIهای بی‌بدن است!

 

گام چهارم: مصورسازی KPIها

اینجا KPIها تن‌دار می‌شوند! روح بودند وارد بدن‌ها می‌شوند و زیبایی خلق می‌کنند.

در این مرحله طبق نقشه از پیش طراحی شده (Sketch) قالب یا فرمت را آماده می‌کنیم تا KPIهای مصورشده در این طرح و قالب جانمایی شوند.

از اشکال و نمودارهای اکسل برای مصورسازی استفاده می‌کنیم.

خلاقیت، رنگ‌شناسی، تجسم، شناخت مخاطب و آشنایی با سازمان بسیار کمک می‌کند خروجی کار زیباتر باشد.

اینجا باطلاقی است که افراد کمالگرا را غرق می‌کند! پس تا می‌توانید هدفتان این باشد مخاطب شما از داشبردتان برداشت صحیح و کافی داشته باشد نه اینکه در پی کمالگرایی خود در انتخاب رنگ‌ها و نمودارها وسواس به خرج بدهید.

 

گام پنجم: تحویل و آموزش

کار هنوز تمام نشده است! ممکن است مجبور شوید مجدداً طراحی کنید! ساده‌تر کنید.

در این مرحله مخاطب را کنار خود بنشانید و کار با داشبرد و تفسیر آن را به او آموزش دهید.

ما باید آنقدر ساده طراحی کنیم که مخاطب بداند کسب و کار او را درک کرده‌ایم و او هم داشبرد ما را می‌فهمد. اینحاست که او عاشق و شیفته داشبرد می‌شود چرا که انسان زمانی عاشق می‌شود که بفهمد و فهمیده شود.

به او آموزش دهید چه نسخه‌ای از اکسل نیاز دارد، چه فونتی نصب کند، چگونه از داشبردش پرینت بگیرد، چگونه فایلش را قفل کند و… آنها دنبال این نکات ساده‌اند.

اطمینان دهید که کوچکترین تغییر داده‌ها توسط KPIها رصد می‌شود و در خروجی داشبرد نمایش داده می‌شود.

 

سخن پایانی

سادگی را فراموش نکنید چون هدفِ داشبرد ساده‌ کردن فهم وضعیت کسب و کار است.

 

سرفصل دوره

در این دوره چه مواردی یاد خواهید گرفت؟

1. مروری بر اکسل مقدماتی
2. مروری بر اکسل پیشرفته
3. توابع ضروری
4. دشبرد و کاربردهای آن
5. پیدا کردن KPI مناسب هر داشبرد
6. پاکسازی داده (فرمول نویسی و پاورکوئری)
7. تحلیل داده (پیوت تیبل، فرمول نویسی و پاورپیوت)
8. بصری سازی (نمودارها و اشکال)
9. تعاملی کردن داشبرد
10. مطالعه موردی
11. ارائه پروژه

---

این دوره مناسب برای تمامی افرادی است که می‌خواهند مهارت‌های تحلیلی خود را به سطح بالاتری برسانند، از مدیران کسب‌وکار گرفته تا دانشجویان و تحلیلگران داده. با تسلط بر این ابزارهای قدرتمند، قادر خواهید بود تا گزارش‌ها و تحلیل‌های ارزشمندی ارائه دهید که به اتخاذ تصمیم‌های مؤثر کمک می‌کند.